Szybka charakterystyka imprez okolicznościowych

Żeby pomóc Wam podjąć decyzję o tym jakie przyjęcie powinniście zorganizować musicie rozważyć 3 najważniejsze elementy: z jakiej okazji chcecie gości przyjąć, ilu ich ma być i jak długo chcecie ich zabawiać. Na oficjalne spotkania z dużą liczba gości wybierzecie inny rodzaj przyjęcia niż na piknik w ogrodzie dla przyjaciół.

Gdy już ustalicie stopień formalności imprezy oraz jej wielkość, łatwiej będzie zdecydować jak zapewnić gościom komfort podczas przyjęcia. W dużej mierze to od nich (obok jedzenia i rozrywki) zależy czy będzie udane. 

Ze względu na sposób usadzenia gości, przyjęcia dzieli się na trzy główne grupy. Jednak moje doświadczenie podpowiada mi, że należy dodać jeszcze dwie charakterystyczne grupy przyjęć. Zacznijmy od tych książkowych.

Przyjęcia siedzące

Ten typ przyjęcia wybieramy, gdy chcemy żeby nasi goście pobyli z nami co najmniej kilka godzin. Uczestnicy przyjęcia siedzący przy jednym stole zazwyczaj się znają lub dobiera się ich wg wspólnego kryterium np. wieku, stanu cywilnego itp.  Ilość gości uzależniona jest od ilości miejsc siedzących. A właściwie to ilość miejsc siedzących zależy od ilości gości. Dlatego organizator musi zapewnić tyle miejsca, żeby każdy mógł wygodnie usiąść. Jeśli macie bardzo ograniczoną przestrzeń, taki organizator jak ja, doradzi Wam inny typ przyjęcia.

Na tego typu oficjalne spotkania goście zobowiązani są założyć stroje wizytowe. Wystrój stołu i lokalu jest bogaty i elegancki. Miejsca dla gości powinny być podpisane imieniem i nazwiskiem. Jest to konieczne już powyżej 8 gości.  Z szefem kuchni opracujcie zestaw dań i napojów, bo goście nie będą mieli możliwości wybierania z karty.

Przyjęcia siedzące organizuje się na imprezy okolicznościowe takie jak: wesela czy jubileusze. W zasadzie każdy posiłek może odbyć się w formie przyjęcia siedzącego. Lunche zaczynają się zazwyczaj około południa i kończą ok 14:00 i wybiera się je przy okazji spotkań służbowych. Ostatnio modne stały się brunche, które serwuje się już od 9:00 rano. Uroczyste obiady trwają około 3 godzin i zaczynają się późnym wieczorem około 20:00. Organizator ustala konkretną godzinę rozpoczęcia przyjęcia, a goście zobowiązani są przyjść punktualnie. Etykieta mówi, że po przywitaniu gości i zaproszeniu do sali następuje podanie aperitifu. Dopiero wtedy goście są zapraszani przez Was do stołów.

Ciekawą odmianą przyjęcia siedzącego jest brytyjskie Afternoon Tea. Goście siedzą zazwyczaj przy małym stoliku kawowym, choć niektóre większe hotele w Londynie organizują je w bardziej oficjalnej formule.

Przyjęcia stojące

Najczęściej popełnianym błędem przez moich klientów jest zamawianie przyjęcia stojącego, gdy ewidentnie powinno być siedzące. Często je odradzam lub modyfikuję ich program. Wymaganie od gości stania przy stolikach koktajlowych przez więcej niż 2 godziny jest nie tyle złym pomysłem, co zaniedbaniem gości. Przyjęcia stojące są zawsze krótsze od siedzących i nie należy się dziwić, że goście szybciej je opuszczają. Niektóre z nich są mniej oficjalne inne bardziej. Jeśli nie dysponujecie dużą przestrzenią to będą to najlepsze rozwiązania. Wśród imprez stojących wyróżniamy przyjęcia o wdzięcznych nazwach, takich jak:

Aperitif

Przyjęcia stojące, Aperitif, Lampka wina

Zazwyczaj trwa 15-30 minut. Stanowi osobne przyjęcie, ale może być wstępem do większego np. siedzącego albo zakończeniem jakiegoś wydarzenia. Aperitif stosuje się np. w przerwach premierowych, po zakończonej konferencji. Podczas takiego przyjęcia serwuje się napoje bezalkoholowe lub alkoholowe (18-35%) oraz koktajle. Można podać małe przekąski typu orzeszki, paluszki i małe finger-foods.

Lampka wina

To trochę dłuższa forma od Aperitifu. Trwa około 1 godziny i zaczyna się około południa. Tutaj przekąski i napoje zarówno alkoholowe i bez roznoszone są przez obsługę  na tacach. Zdecydowanie nie podaje się ciepłego posiłku. W ten sposób organizuje się spotkania z okazji np. otwarcia wystawy, podpisania umowy handlowej itp. Zgodnie z etykietą gospodarz zawsze powinien znajdować się przy wejściu bo to on wita i żegna gości.

Choć takie przyjęcie jest krótkie to najprostszym sposobem, by nadać mu  charakter jest podanie napojów w oryginalnym, designerskim szkle. Zajrzyj do naszego sklepu. Może nasze akcesoria do wina akurat przypadną Ci do gustu.

Cocktail party

Przyjęcia stojące, Koktajle,

Odbywa się głównie w godzinach 16:00 – 20:00 i trwa do dwóch godzin. Stoły służą tu głównie pomocniczo – do odkładania talerzyków. Na stołach mogą znaleźć się drobne przekąski, ciasta i słodkości. W głównej mierze to obsługa roznosi koktajle, drinki i przekąski na tacach. W trakcie większego przyjęcia można również zapewnić bufet i bar wraz z obsługą. Takie spotkania są coraz popularniejsze w biznesie, ale również firmy zaczynają w ten sposób zapoznawać odbiorców z nowymi produktami. Na tego typu przyjęcia zaprasza się gości z około dwutygodniowym wyprzedzeniem i dokładnie określa się czas trwania przyjęcia: od-do. Goście nie muszą być wizytowo ubrani. Obowiązujący dress code to raczej business casual.

Cocktail Party to moja częsta propozycja dla Par Młodych, które biorą ślub w kościele sporo oddalonym od sali weselnej. Koktajlowe przekąski serwuje się wtedy gościom w oczekiwaniu na Parę Młodą. Uwierzcie, że czasem to trwa nawet 1,5 godziny. (Zaawansowany przewodnik po Cocktail Party)

Przyjęcie bufetowe

Przyjęcie bufetowe

Z racji tego, że taki bankiet trwa około 3 godzin można zorganizować gościom miejsca siedzące. Najczęściej są to strefy z kanapami lub kąciki z fotelami tzw. strefy chill out. Można zaryzykować nawet wygodne huśtawki. Nigdy nie stosuje się samych krzeseł. Bardzo istotny jest tu barek z obsługą oraz stoły, które powinny odznaczać się dużą różnorodnością przekąsek. Tematy bufetów są dowolne np. bufet słodki, bufet z napojami, bufet z owocami morza itp. Jest to najbardziej uroczysta forma przyjęcia stojącego. Wybiera się ją dla uczczenia rocznic, świąt państwowych itp. (Jak zorganizować perfekcyjny bufet)

Garden party

To przyjęcie uzależnione jest od pogody i odbywa się na zewnątrz. Może mieć miejsce pod chmurka lub pod namiotem. ( Jak nie stracić krajobrazu z oczu podczas takiego przyjęcia.)  Zwykle odbywa się w godzinach popołudniowych 17:00 – 19:00. Bardzo zbliżone w formie do Cocktail party. To rodzaj pikniku, podczas którego można urządzić grilla lub ognisko. Są to mniej formalne spotkania i nie obowiązują tu stroje wizytowe.

Przyjęcia mieszane tzw. amerykańskie

To mój ulubiony typ przyjęcia ponieważ zawiera to co najlepsze z każdego z powyższych. Taki typ przyjęcia powinien właściwie zadowolić każdego –  zarówno tych, którzy lubią posiedzieć przy stole i tych, którzy lubią być swobodni. Gościom zapewnia się miejsca siedzące przy stołach (może być ich mniej niż gości), strefy relaksu, bufety w centralnym miejscu sali, ale również obsługę, która serwuje napoje i dania na ciepło. Na takim przyjęciu każdy znajdzie dla siebie odpowiednią przestrzeń i odpowiedni poczęstunek. Często są to wystawne i bardzo bogate bankiety. Organizuje się je na gale otwarcia lub gale rozdania prestiżowych nagród. Ale w taki sposób można wyprawić również przyjęcie weselne czy jubileusz.

Tak jak wspomniałam, do powyższego podziału dorzuciłabym jeszcze dwa rodzaje imprez, który nie są żadnym z powyższych. Zawierają się w nich wszystkie elementy, żeby nazwać je przyjęciami, jednak mają zupełnie inny charakter. Mimo to nie wyodrębnia się ich w tradycyjnych podziałach. Natomiast moja praca stanowi dowód na to, że poniższe wydarzenia wymagają innego przygotowania i innego traktowania. Są nimi:

Przyjęcia klubowe

To przyjęcia głównie dla młodzieży i nastolatków, ale również dla młodych duchem dorosłych. Wybiera się je z okazji osiemnastek lub trzydziestek. Sprawdzą się też na wieczór panieński lub kawalerski. Trwają za długo, żeby mogły być przyjęciem zupełnie stojącym. Uczestnicy znowuż czują się za młodzi, żeby siedzieć przy stole. Młodzież również nie oczekuje obsługi kelnerskiej i nie wymaga się od nich stroju wizytowego. Posiłki serwowane są raczej w formie zimnych przekąsek choć czasem zapewnia się jednogarnkowe ciepłe danie. Ten rodzaj przyjęć udaje się zwłaszcza wtedy, gdy postawi się na rozrywkę i dobre towarzystwo. Posiłki mają tu najmniejszy wpływ na ocenę. Ważny jest natomiast dobór alkoholi i napojów. Najwięcej pracy na takich przyjęciach ma właśnie barman.

Kinderbale

To przyjęcia dla dzieci z okazji urodzin czy Dnia Dziecka. Są one o tyle odmienne, że gośćmi są zarówno dorośli jak i dzieci. Nastawione są głównie na najmłodszych, ale muszą też być przyjazne dorosłym. Specyfika często jest taka, że dorośli nie zawsze się znają. Znają się głównie dzieci. Rozrywka jest zapewniona głównie im. Proponuje się tu różne aktywności i animacje. Dorośli natomiast chętnie wybierają miejsca siedzące. Trzeba je zorganizować w taki sposób, żeby rodzic miał widok na swoją pociechę. Nie stosuje się też długich stołów, by każdy mógł być na tzw. “wylocie” w razie nagłego wypadku. Na takich przyjęciach używa się  nietłukącej zastawy i zapewnia maksymalne bezpieczeństwo małym uczestnikom. Kinderbale najczęściej trwają około 2-3 godzin.

Profesjonalny organizator imprez zawsze pomoże Wam dobrać rodzaj przyjęcia do okoliczności. W rozmowie lub mailu warto zaznaczyć z jakiej okazji odbędzie się wydarzenie, kogo planujecie zaprosić i w jakiej liczbie. Jeśli dysponujecie już jakąś przestrzenią, eventowiec uwzględni jej możliwości lub zaproponuje inne rozwiązania, które będą miały na celu zapewnienie maksymalnego komfortu gościom. (Dlaczego warto zatrudnić profesjonalnego organizatora imprez)

Pamiętajcie, że oprócz wygody musicie zapewnić jeszcze smaczne jedzenie i rozrywkę, bo to one obok odpowiednich ludzi mają największy wpływ na powodzenie imprezy.

Napiszcie w komentarzu czy ten artykuł pomógł Wam w wyborze odpowiedniego przyjęcia na Waszą uroczystość.

Poczytajcie też o stylach przyjęć oraz o tym jak wybrać odpowiedni motyw.