10 rzeczy, które robi wedding planner, o których nie macie pojęcia. To zdarzyło się naprawdę.

Z tego wpisu dowiecie się nie tylko o tym jakie niestandardowe działania wykonuje organizator ślubu, ale też o pewnych sytuacjach, na które nie mamy wpływu, a którym trzeba zaradzić.

Zacznę może od tego, dlaczego używam nazwy wedding planner, a nie polskiej – konsultant ślubny. Polski odpowiednik jest tak nietrafiony, że zastanawiam się czemu osoby organizujące śluby i wesela nie protestują. Jeszcze bardziej dziwi mnie fakt, że zakładają stowarzyszenie o takiej nazwie. Ta nietrafiona nazwa ogranicza naszą pracę do roli konsultanta, czyli osoby, z którą można coś skonsultować, o coś podpytać lub doradzić się w danej kwestii. Tymczasem każdy organizator ślubu wie, że to kropla w morzu działań. I jak się zaraz dowiecie, oprócz oczywistego zakresu usług, które możecie przeczytać w ofercie każdej agencji ślubnej, na wedding plannera czeka o wiele więcej, mniej i bardziej nietypowych zadań. Najczęściej są wynikiem okoliczności w jakich dzieje się impreza i często nie mamy na nie wpływu. Osobiście pokusiłabym się o nazwę wedding manager, bo to słowo opisuje szereg działań związanych z zarządzaniem wydarzeniem, jakim jest ślub i wesele. Sama najczęściej określam się mianem event managera, bo śluby to tylko jedna z moich sfer imprezowego działania.

No dobrze, po lekko za długim wstępie postaram się udowodnić, że praca wedding plannera to nie tylko układanie serwetek na talerzach i rozstawianie bukiecików – tak chętnie pokazywane na zdjęciach różnych agencji.

1. Skręcanie mebli – wedding planner potrafi

Moja walizeczka ślubna ma już takie narzędzia, że spokojnie mógłby korzystać z niej niejeden majster. Wkrętarki używam już od lat, ale w tym roku dokupiłam do niej imbusy, bo coraz więcej mebli używa takich wkrętów. Najczęściej skręcam meble dla dzieci – stoliki, ławeczki, krzesełka. Tych najczęściej brakuje na salach i plenerach, stąd pojawiła się potrzeba zaopatrzenia się w nie w agencji.

Uwielbiam też naszą agencyjną toaletkę do toastów, którą proponuję na śluby w stylu romantycznym. Ona również wymaga skręcania.

Z każdym rokiem w magazynie pojawiają się nowe meble, które są nie do zdobycia w łódzkich wypożyczalniach. I tak meble jeżdżą ze mną jak jest potrzeba. Przy większych imprezach zabieramy pomoc techniczną, ale nawet wtedy pomagam w skręcaniu jeśli czasu jest mało.

2. Pilnowanie światła

Niby drobnostka, ale ktoś musi nad tym panować. Żeby stworzyć odpowiedni klimat operowanie światłem jest kluczowe. Są takie momenty, kiedy światło trzeba przygasić lub zupełnie wyłączyć. To właśnie my dbamy o ten aspekt. To samo dotyczy świec. Czasem samo odpalenie świec na odpowiedni moment potrafi trwać kilkanaście minut. Dodatkowo pilnujemy by w najważniejszych momentach DJ wyłączał efekty świetlne, żeby na twarzach gości nie pojawiały się kolorowe refleksy gdy fotograf uwiecznia chwile.

3. Wycieranie mokrej podłogi

To chyba najczęstsza aktywność z jaką przyszło mi się mierzyć w ubiegłym sezonie. Na jednym z wesel popsuła się maszyna do ciężkiego dymu. Suchy lód zdecydowanie nie był suchy. Pod koniec pierwszego tańca, na podłodze wokół maszyny, zrobiła się ogromna kałuża. Dym zaczął zostawiać mokrą warstwę na podłodze. Mopy poszły w ruch. Oprócz obsługi, która bardzo szybko zareagowała, podłogę wycierały jeszcze 3 osoby, żeby umożliwić gościom szybkie wejście na parkiet. Od tej pory nie ufam dymiarkom na suchy lód i zamawiam te na CO2.

Kolejną sytuację zapamiętam jako traumatyczną. W dzień wesela spodziewaliśmy się opadów, dlatego oczywiście rozstawiliśmy halę namiotową na catering, parasole w strefach chillout oraz namiot nad dużym tarasem, na którym miał odbywać się taniec. To był czerwiec 2021 roku – największa ulewa dziesięcioleci. Łódź zalana i nieprzejezdna. To ta sytuacja, gdy do poznańskich centrów handlowych wlewała się woda, a ruchome schody zamieniły się w wodospady. To właśnie tego dnia odbywało się wesele klientów w ich ogrodzie. Lało tak mocno i tak długo, że woda ściekająca po ściankach namiotu wlewała się do środka, płynąc zgodnie ze spadem tarasu, prosto do rynny – przez sam środek namiotu. Niestety, taras był zrobiony prawidłowo XD. Nie pozostało nic innego jak przystąpić do zrzucania wody wielkimi szczotami – jak na basenie. Przez chwilę było sucho, ale nie trwało to długo. Wieczór upłynął nam na zrzucaniu wody, a lało całą noc… Całe szczęście towarzystwo było tak rozbawione, że praktycznie nikomu to nie przeszkadzało w tańcu, a my skrzętnie pomykałyśmy by umożliwić gościom zabawę. Prawdopodobnie do tej sytuacji by nie doszło, gdyby nie wyjątkowa anomalia. Jednak nauczona tym doświadczeniem, zawsze namawiam klientów na dodatkową, podwyższaną podłogę do namiotu.

4. Suszenie dziecięcych pajacyków

Ta rola przypadła nam ostatnio kiedy córeczka Pary pomoczyła wszystkie spakowane pajacyki. W poczuciu koniecznej misji biegałyśmy po terenie na słoneczku, żeby śpioszki szybciej wyschły. Po 15 minutach maleństwo mogło zostać ubrane. 😀

5. Walka z pszczołami

Po nocnym montażu hali namiotowej przyjechałyśmy na miejsce przyjęcia, żeby dopełnić dzieła. Okazało się, że w dekoracyjnym woalu ukryła się masa pszczół. Jak się okazało właściciel posesji miał ule. I to wcale nie w bezpośrednim sąsiedztwie. Zanim przystąpiłyśmy do ustawiania elementów wyposażenia hali, trzeba było uporać się z pszczołami. I znów szczotka w ruch i przeganianie osobników. Naliczyłyśmy 200 pszczół, ale po pewnym czasie straciłyśmy rachubę :O

6. Asystowanie fotografowi

To należy właściwie do standardowych działań. Często jesteśmy tą ręką, której nie widać na zdjęciach. Na fotce obok naciągam tiul z welonu, żeby Panna Młoda wyglądała urzekająco. Czasem trzymam blendę odbijającą światło. Poprawiam, upinam, przytrzymuję, zakrywam, odkrywam itd itd 😀

7. Tańczę

Największy komplement jaki ostatnio usłyszałam to komentarz wokalistki, która śpiewała na jednym z wesel, że współpracowała z wieloma agencjami i widziała już wszystko, ale tańczącej wedding plannerki jeszcze nie. Dodała, że złych organizatorów poznaje się po tym, że płaczą (czego była świadkiem), a dobrych po tym, że tańczą. I faktycznie zdarza mi się to. Najczęściej na koniec jak już zostaje mało gości, a muzycy czy DJ jeszcze grają. To właściwie taniec radości z powodu udanego wesela. To moment kiedy opada stres i emocje, bo wiadomo, że już nic nie może pójść źle. Można by powiedzieć, że to rytuał, który odprawiam na zakończenie.

Raz zdarzyło mi się przygotować ślub i wesele w mojej rodzinie. I wtedy też tańczyłam i doglądałam jednocześnie czy wszystko śmiga jak należy. Któż inny to potrafi jak nie ja? XD

Choć nie lubię być zbytnio w roli gościa i koordynatora jednocześnie to bardzo miło wspominam to wesele. Nawet drinczek był i foteczka z fotolustra. Dało się to połączyć choć nie powtarzam już tego doświadczenia. Albo jedno, albo drugie.

8. Sprzątanie i czyszczenie

Ta sytuacja dotyczy najczęściej ślubów w miejscach publicznych takich jak parki i skwery. Nie łudźcie się, że miasto czy gmina przygotuje Wam miejsce ślubu mimo, że wyraziła zgodę na niego w tym miejscu. Więc znów miotła w ruch. Zaczynam sądzić, że to kolejne narzędzie, które powinno być orężem wedding plannera. Zmiatanie petów, papierków i piachu to standard w takich miejscach. Ale kobieta żadnej pracy się nie boi więc i tą pokornie wykonuję dla moich drogich klientów.

9. Mierzenie wszystkiego co się da

Kolejną rzeczą, która jest praktycznie zawsze w użyciu, choć głównie w trakcie przygotowań to miarka. Mierzenie stołów, by je odpowiednio ustawić, przestrzeni między ławkami w kościele, długości od ołtarza do drzwi, mierzenie miejsca na atrakcje – praktycznie non stop się mierzy, żeby nie było cyrków.

10. Dźwiganie, noszenie i chodzenie

Średnio na imprezie robię ok 20 tys kroków co daje liczbę ok 10 km. Gdy zobaczyłam ten wynik, myślałam, że krokomierz w telefonie się popsuł. Niestety inne pomiary nie odbiegały zbytnio od tego. Przy takim chodzeniu często przenosi się różne ciężkie rzeczy – wspomniane wcześniej meble, skrzynki z alkoholem, a czasem nawet nosimy dzieci gości, które powinny już spać. Nie powiedziałabym, że to lekka praca XD

Bystrzejsi z Was, zapytają dlaczego nie weźmiesz firmy sprzątającej albo ekipy technicznej do takich rzeczy. Jak nie wiadomo o co chodzi, to chodzi o … No właśnie. Jeśli budżet na to pozwala to technicy nam pomagają. A czasem są sytuacje, w których musimy reagować natychmiast i sprowadzenie technika mija się z celem.

Mimo sytuacji, których nie da się przewidzieć i zadań, które przyjdzie nam wykonać, udane przyjęcie potrafi wynagrodzić każdy trud. Kiedy widzę, że klienci są spokojni, dobrze się bawią, a rodzina się integruje to widzę sens tych działań. Bo przecież po to właśnie to robię.

To co chciałabym podkreślić na koniec, to fakt, że dobry wedding planner reaguje na wszelkie nieprzewidziane sytuacje. Podstawową umiejętnością jakiej używam to skupianie się na rozwiązaniu, a nie na problemie. Załatwiam to, o czym niektórzy nawet nie pomyślą, w tak dyskretny sposób, że inni nawet o tym nie wiedzą. To moja super moc.

Zaskoczył Cię, któryś z punktów? Jeśli tak, podziel się nim ze mną w komentarzu.